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「求人を見ると『Excelの基本操作ができる方』と書いてあるけれど、どこまでできればいいの？」
「昔少し使ったことはあるけれど、ほとんど忘れてしまった」
「関数がたくさんあって、何から覚えればいいかわからない」
40代・50代から仕事や再就職のためにExcelを学び直そうとすると、このように感じる人もいるのではないでしょうか。
Excelにはたくさんの機能がありますが、最初からすべて覚える必要はありません。
大切なのは、難しい関数をたくさん暗記することではなく、仕事でよく使う基本操作から順番に身につけることです。
この記事では、Excel初心者や久しぶりに使う人に向けて、何から勉強すればよいのか、どのように練習すれば仕事で使えるようになるのかをわかりやすく紹介します。
Excelとは？何ができる？
Excelは、表の作成や計算、データ整理などに使われる表計算ソフトです。
仕事では、例えば、
・売上表
・顧客リスト
・在庫表
・勤務表
・経費一覧
・スケジュール表
などを作成・管理するときに使われます。
職場によって使い方は異なりますが、事務職をはじめ、さまざまな仕事で利用されています。
そのため、再就職を考えている人にとっても、基本操作を覚えておくと役立つ可能性があります。
パソコンそのものの基本操作から学び直したい方は、40代・50代向けのパソコン学び直しの記事も参考にしてください。
Excel初心者は何から覚えればいい？
Excelを開くと、セルや数式、関数など知らない言葉がたくさん出てきます。
しかし、一度に全部覚えようとする必要はありません。
初心者なら、次の順番で進めてみましょう。
セルに文字や数字を入力する
最初は、セルに文字や数字を入力するところから始めます。
例えば、
| 商品 | 個数 | 金額 |
|---|---|---|
| 商品A | 2 | 1,000円 |
| 商品B | 3 | 1,500円 |
のような簡単な表を自分で作ってみましょう。
入力した内容を修正したり、消したりする操作も一緒に覚えておきます。
行・列・セルの基本操作を覚える
次に、
・列の幅を変える
・行の高さを変える
・セルを選択する
・行や列を追加する
・不要な行や列を削除する
・コピー＆貼り付けをする
といった操作に慣れましょう。
仕事では、すでに作られているExcelファイルを修正することもあります。
表を一から作るだけでなく、「既存の表を直す」練習も役立ちます。
見やすい表を作る
入力に慣れたら、表を見やすく整えてみましょう。
例えば、
・文字を太字にする
・文字の位置をそろえる
・罫線を入れる
・数字の表示形式を整える
・背景色を付ける
などです。
ただし、色や装飾を増やすことが目的ではありません。
誰が見ても内容を理解しやすい表にすることを意識しましょう。
簡単な計算をしてみる
Excelの便利なところは、自動で計算できることです。
まずは、
・足し算
・引き算
・掛け算
・割り算
などの簡単な計算から試してみましょう。
例えば数量と単価を入力して、金額を自動計算する表を作ってみると、Excelの仕組みがわかりやすくなります。
初心者が最初に覚えたいExcel関数
Excelには多くの関数があります。
しかし、初心者が最初から何十種類も覚える必要はありません。
まずは基本的なものから始めましょう。
SUM
SUMは、数値を合計するときに使う関数です。
売上や経費などの合計を出すときに使えます。
Excelを仕事で使うなら、最初に覚えておきたい関数の一つです。
AVERAGE
AVERAGEは、数値の平均を求める関数です。
例えば、複数の月の平均売上や平均点などを計算するときに使えます。
COUNT・COUNTA
COUNTやCOUNTAは、データの数を数えるときに使います。
一覧表の件数などを確認するときに便利です。
IF
IFは、条件によって表示する内容を変える関数です。
SUMなどと比べると少し難しくなります。
Excelの基本操作に慣れてから挑戦しても遅くありません。
最初はSUMだけでも大丈夫です。
必要になった関数を、その都度一つずつ覚えていきましょう。
並べ替えとフィルターも覚えておこう
Excelは計算だけでなく、データを整理するときにも便利です。
例えば顧客一覧がある場合、
・名前順に並べる
・日付順に並べる
・特定の条件だけ表示する
といった操作ができます。
そのときに使うのが「並べ替え」と「フィルター」です。
大量のデータを扱う仕事では役立つ機能なので、基本操作に慣れたら練習してみましょう。
「Excelの基本操作ができる」とはどのくらい？
求人でよく見かけるのが、
「Excel基本操作」
という表現です。
ただし、必要とされる操作は職場や仕事内容によって異なります。
一般的には、
・文字や数字を入力できる
・表を作成・修正できる
・コピー＆貼り付けができる
・保存や印刷ができる
・簡単な計算ができる
・基本的な関数を使える
・並べ替えやフィルターを使える
といった操作が一つの目安になります。
ただし、「基本操作」の意味は会社ごとに違うため、求人票の仕事内容も確認しましょう。
面接などでExcelスキルについて聞かれた場合も、
「Excelできます」
だけではなく、
「SUMを使った集計や、表の作成・並べ替えができます」
など、実際にできる操作を具体的に説明できるようにしておくとわかりやすくなります。
Excelは独学でも学べる？
Excelの基本操作であれば、独学で学ぶこともできます。
本や動画、インターネット上の解説などを参考にしながら、自分のパソコンで実際にExcelを操作して覚えていく方法があります。
独学する場合は、最初からたくさんの機能を覚えようとせず、
・文字や数字を入力する
・簡単な表を作る
・足し算やSUM関数を使う
・並べ替えやフィルターを使う
など、仕事でも使うことの多い基本操作から一つずつ練習すると進めやすくなります。
一方、
「説明を見ても、どこをクリックすればいいか分からない」
「一人では勉強が続きそうにない」
「分からないところを質問しながら覚えたい」
という場合は、パソコン教室やオンライン講座を利用して学ぶ方法もあります。
大切なのは、独学か講座かということではなく、自分が実際に操作できるようになる方法を選ぶことです。
自宅で学べる講座を検討したい方は、オンライン講座の選び方も紹介しています。
Excelは「見る」より「作る」方が覚えやすい
Excelの勉強では、解説を見るだけで終わらせないことが大切です。
例えば、
家計表を作る
日付、項目、金額を入力して、SUMで1か月の合計を出してみます。
買い物リストを作る
商品名、数量、単価、金額を入力して、自動計算できるようにしてみます。
簡単な予定表を作る
日付と予定を入力し、見やすく整えてみます。
このように、自分の生活に関係するものを作ると練習しやすくなります。
解説を見る → 同じ操作をする → 自分で一から作ってみる
という順番で練習してみましょう。
ショートカットキーは後からでも大丈夫
Excelに慣れている人を見ると、キーボードだけで素早く操作していることがあります。
しかし、初心者が最初からショートカットキーをたくさん覚える必要はありません。
まずはマウスを使って操作できれば大丈夫です。
慣れてきたら、
Ctrl＋C：コピー
Ctrl＋V：貼り付け
Ctrl＋Z：元に戻す
Ctrl＋S：保存
など、よく使うものから少しずつ覚えていきましょう。
MOSは取った方がいい？
Excelを学んでいると、MOS（マイクロソフト オフィス スペシャリスト）という資格を目にすることがあります。
MOSは、Microsoft Office製品の操作スキルを証明する資格です。
ただし、Excelを学ぶ人全員がMOSを取得する必要があるわけではありません。
例えば、
・Excelの学習目標がほしい
・身につけた操作スキルを資格として形にしたい
・求人でMOSが評価される仕事を検討している
という場合は、MOS取得を検討する方法があります。
MOSを目標にExcelを学びたい方は、MOS試験対策に対応した講座を利用する方法もあります。
一方、仕事や再就職が目的なら、資格取得だけをゴールにせず、実際にExcelで表を作ったり、関数や並べ替え・フィルターなどを使ったりできるようになることも大切です。
MOSについて詳しく知りたい方は、「MOS資格は40代・50代の再就職に役立つ？初心者向けに難易度・勉強法・選び方を解説」も参考にしてください。
再就職を目的に資格を考えている方は、再就職に役立つ資格の選び方も参考にしてください。
AIがあってもExcelの基本は必要？
AIを使えば、Excelの数式や関数について質問したり、作業方法を調べたりすることもできます。
例えば、
「この表の合計を出したい」
「条件に合うデータだけ表示したい」
といったときに、AIへ方法を尋ねることもできます。
しかし、AIが出した回答が正しいかを確認したり、実際にExcelへ入力したりするのは自分です。
仕事のデータには、社外へ入力してはいけない情報が含まれる場合もあります。
勤務先のルールを確認し、個人情報や機密情報の取り扱いにも注意しましょう。
AIを利用する場合でも、Excelの基本操作を身につけておくことは大切です。
Excelを仕事で使えるようになるための練習方法
最後に、初心者が学び直す順番をまとめます。
ここまでできるようになったら、次に自分の仕事で必要な機能を追加していきましょう。
毎日長時間勉強する必要はありません。
1日15分でも、実際にExcelを開いて操作することを続けてみましょう。
勉強を続けるのが苦手な方は、社会人が勉強を続けるためのコツも参考にしてください。
まとめ｜難しい関数より基本操作から始めよう
Excelは、40代・50代からでも基本操作から順番に学び直すことができます。
最初から難しい関数を覚えようとせず、まずは文字や数字の入力、表の作成、SUM関数、並べ替え・フィルターなど、仕事でも使うことの多い基本操作から身につけていきましょう。
基本操作であれば独学で学ぶこともできますが、一人では分かりにくい場合や、質問しながら学びたい場合は、パソコン教室やオンライン講座を利用する方法もあります。
また、MOSはExcelの操作スキルを資格として形にしたい場合の選択肢の一つです。ただし、資格取得だけを目的にせず、実際にExcelを使って表を作ったり、必要な操作ができたりすることも大切です。
自分の目的に合わせて、無理なく続けられる方法でExcelを学び直していきましょう。
